Thực hiện sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị; Trung tâm đã tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Công văn số 891/SNV-TTLTLS ngày 23/4/2025 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang về việc thống kê, lập danh mục, đóng gói, giao nhận, niêm phong tài liệu lưu trữ tại các cơ quan thực hiện sắp xếp.
Xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của cấp huyện có 3 loại, (gồm có: Tài liệu của HĐND&UBND cấp huyện, Tài liệu của các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND cấp huyện và tài liệu của HĐND, UBND xã, phường, thị trấn); để tài liệu không bị thất thoát trong quá trình sắp xếp tổ chức, Trung tâm đã tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ triển khai đồng bộ giải pháp thực hiện đối với mỗi loại tài liệu, cụ thể:
Đối với tài liệu của HĐND&UBND cấp huyện là khối tài liệu có giá trị với lưu trữ lịch sử, giao cho Trung tâm lưu trữ lịch sử tiếp nhận toàn bộ khối tài liệu của HĐND&UBND cấp huyện (bao gồm toàn bộ tài liệu đã chỉnh lý và tài liệu chưa chỉnh lý). Kết quả, sau khi kết thúc hoạt động của HĐND&UBND cấp huyện vào ngày 30/6/2025, đến nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 đã hoàn thành việc thu toàn bộ tài liệu của HĐND&UBND (10 huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh Bắc Giang cũ); với khối lượng 1532,6 mét giá tài liệu.
Đối với tài liệu của các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND cấp huyện, Trung tâm thu toàn bộ khối tài liệu về Kho lưu trữ cấp huyện sau khi đã thống kê đầy đủ thành phần, khối lượng, sau đó niêm phong; từ ngày 01/7/2025, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 sẽ bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho đơn vị mới sau sắp xếp đơn vị hành chính nếu có yêu cầu. Đến nay, Trung tâm đã hoàn thành việc thu toàn bộ tài liệu của phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND cấp huyện đối với 10 huyện, thị xã, thành phố và niêm phong khoảng 11.447 mét tài liệu của các phòng chuyên môn cấp huyện.
Đối với tài liệu của HĐND&UBND xã, phường, thị trấn bàn giao cho UBND xã, phường (thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy) quản lý địa bàn xã, phường đó; yêu cầu Chủ tịch UBND các xã, phường mới được thành lập sau ngày 01/7/2025, tổ chức chỉ đạo thực hiện đồng bộ các giải pháp kỹ thuật nghiệp vụ lưu trữ theo quy định. Trong thời gian tới, Trung tâm tiếp tục triển khai các nhiệm vụ được giao, tham mưu cho Lãnh đạo Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh, UBND tỉnh đề án tổ chức chỉnh lý khối tài liệu của phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND cấp huyện khoảng 11.447 mét tài liệu.
Trong bối cảnh tỉnh Bắc Giang nói riêng cả nước nói chung đang triển khai thực hiện chủ trương sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã theo Nghị quyết số 74/NQ-CP của Chính phủ, việc thu thập, bảo quản toàn bộ khối tài liệu của HĐND&UBND các huyện, thành phố, thị xã trong thời điểm này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng nhằm đảm bảo thu thập đầy đủ, kịp thời tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử của HĐND&UBND các huyện, thành phố, thị xã trong giai đoạn chuẩn bị sáp nhập, giải thể; phục vụ yêu cầu quản lý, nghiên cứu và bảo vệ tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật. Việc thu thập tài liệu lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định của Luật Lưu trữ, hướng đến mục tiêu xây dựng một hệ thống tài liệu khoa học, đầy đủ và chính xác, phản ánh khách quan quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của HĐND&UBND các huyện, thành phố, thị xã trong suốt quá trình hình thành và phát triển.
