(BNP) - Đồng chí Mai Sơn, Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh vừa ký ban hành Quyết định số 54/2025/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh.
Mọi văn bản điện tử được gửi, nhận, xử lý, phát hành và lưu trữ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, an toàn thông tin và thay thế hoàn toàn văn bản giấy trong trao đổi công vụ.
Quy chế ban hành nhằm chuẩn hóa quy trình xử lý, trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước, bảo đảm thống nhất, kịp thời, an toàn, hiệu quả, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số và xây dựng chính quyền điện tử trên địa bàn tỉnh.
Quy chế áp dụng đối với các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn; các cơ quan, tổ chức khác nếu đáp ứng điều kiện kỹ thuật được khuyến khích áp dụng.
Theo Quy chế, mọi văn bản điện tử được gửi, nhận, xử lý, phát hành và lưu trữ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, an toàn thông tin và thay thế hoàn toàn văn bản giấy trong trao đổi công vụ.
Đối với việc tiếp nhận văn bản điện tử, tất cả văn bản đến được tiếp nhận qua Hệ thống quản lý văn bản, có ký số của cơ quan gửi. Bộ phận Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, đăng ký số đến, cập nhật dữ liệu và chuyển giao điện tử đến lãnh đạo đơn vị hoặc phòng chuyên môn xử lý.
Đối với xử lý văn bản, sau khi tiếp nhận, lãnh đạo đơn vị phân công xử lý trực tuyến, theo dõi tiến độ giải quyết trên Hệ thống; các phòng, ban chuyên môn thực hiện soạn thảo, trình ký, phản hồi và báo cáo kết quả qua môi trường mạng, bảo đảm đúng thời gian quy định.
Đối với việc phát hành văn bản đi, văn bản sau khi được ký số bởi người có thẩm quyền sẽ được phát hành điện tử qua Hệ thống, gửi trực tiếp đến cơ quan, đơn vị nhận. Văn thư đơn vị chịu trách nhiệm cập nhật, quản lý sổ văn bản đi điện tử và bảo đảm văn bản phát hành có định danh, chữ ký số hợp lệ.
Về quản lý, lưu trữ văn bản, văn bản điện tử được tự động lưu trữ trên Hệ thống theo quy định của pháp luật về lưu trữ và an toàn thông tin. Việc sao lưu, bảo mật, sử dụng, tra cứu, khai thác văn bản được thực hiện theo phân quyền của Hệ thống, đảm bảo dữ liệu không bị sửa đổi, mất mát.
Bên cạnh đó, Quy chế cũng quy định cụ thể việc quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số, đảm bảo tính pháp lý cho văn bản điện tử; đồng thời quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong tổ chức, vận hành, kiểm soát, bảo đảm an toàn thông tin khi sử dụng văn bản điện tử.
Việc ban hành Quy chế là bước quan trọng nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản điện tử, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian, chi phí, góp phần hiện đại hóa nền hành chính và thúc đẩy chuyển đổi số tỉnh Bắc Ninh.
Quyết định có hiệu lực từ ngày 15/11/2025, thay thế Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021.
